Les obligations comptables des organismes de formation par apprentissage

Comptabilité distincte : pluriactivité des prestataires de formation par apprentissage

Les organismes de formation à activités multiples suivent d’une façon distincte en comptabilité (en produits, mais également en charges) l’activité exercée au titre d’une part, de la formation professionnelle continue et, d’autre part, de l’apprentissage [1]. De ce suivi, sortiront par exemple les données qui figureront sur votre Bilan Pédagogique et Financier.

Les obligations comptables des CFA/OFA ont fait l’objet d’un arrêté du 21 juillet 2020 (modifié par un arrêté du 30 mars 2023)

Nous en avons résumé les principaux points dans les paragraphes qui suivent, mais nous vous renvoyons au texte original pour plus de précisions.

L’arrêté décrit les différentes méthodes de suivi comptable (analytique, sous-comptes, comptabilité distincte) auxquelles peuvent recourir les prestataires de formation, mais rappelle que pour les OFA (article L6231-4), la seule méthode possible est celle de la comptabilité analytique qui :

• « concerne tous les organismes de formation professionnelle, publics ou privés qui réalisent à titre exclusif ou non une activité de formation par apprentissage et ce, quel que soit leur statut, leur régime d’imposition et leur chiffre d’affaires ou produits. »
• « doit permettre de retracer l’ensemble des coûts et des produits qui interviennent dans la réalisation de la formation par apprentissage. »

Suivi comptable et « coût complet »

En effet, au-delà de ce suivi analytique de l’activité de formation par apprentissage, vous devez également rendre compte du « coût complet » des différentes filières.

La technique à suivre est documentée dans l’arrêté du 21 juillet 2020, qui prévoit plusieurs étapes, et d’abord une ventilation des charges indirectes [2] :

• entre vos secteurs d’activités (ventes de services, formation initiale, conseil… et formation professionnelle) ; cette ventilation se fait par des clés de répartition qui prennent en compte soit les effectifs propres à chaque activité, soit les mètres carrés occupés par ces activités, soit les heures de prestations réalisées ;
• puis, au sein du secteur « formation professionnelle », une 2^e ventilation entre l’activité exercée au titre de la formation professionnelle continue (1) et, de l’apprentissage (2) ; cette fois-ci la répartition des charges indirectes s’appuie sur une clé de répartition qui prend en compte soit les effectifs propres à chaque activité de formation, soit les heures de formation réalisées au titre de chacune de ces activités ;
• à défaut d’utilisation des clés de répartition préconisées pour ces deux étapes, une autre clé peut être utilisée, à condition qu’elle soit « dûment justifiée et documentée »

Cette première ventilation des charges indirectes vous permet ensuite de constituer des « coûts complets » pour établir le coût propre à l’activité de formation par apprentissage, mais aussi de déterminer par diplôme et titre préparé, le coût réel de la formation et les produits correspondants.
Pour établir ces coûts complets, vous devez identifier puis ventiler :

• les produits attachés à l’apprentissage ; produits issus directement de la facturation des contrats d’apprentissage, mais aussi tous les autres produits perçus au titre de ce dispositif, y compris les dépenses libératoires perçues (articles L6241-4 et R. 6241-24) ;
• les charges directes et indirectes incorporables ; les charges non incorporables (charges financières, charges exceptionnelles) doivent également être tracées

L’arrêté du 21 juillet 2020 (modifié par l’arrêté du 30 mars 2023) propose en annexe une « Classification analytique des charges et des produits de l’activité apprentissage par diplôme et titre préparé », qui liste les différents postes de dépenses et de produits qui doivent être inclus dans ce calcul.

En effet, l’analyse comptable des coûts complets par diplôme et titre préparé fait l’objet d’une transmission annuelle à France Compétences dans la forme prévue par l’annexe.

Cette comptabilité analytique par les « coûts complets » est tenue pour chacun de vos établissements si les prestations sont réalisées dans des sites différents, et doit faire l’objet d’une note de synthèse (cf. précision apportée par l’arrêté du 30 mars 2023).

Notez également que, quel que soit les dates d’ouverture et de clôture de votre exercice, les éléments adressés à France Compétence doivent être établis sur la base d’une année civile. Le cas échéant (si vous avez un exercice comptable sur l’année scolaire par exemple), vous devez établir un bilan comptable intermédiaire au 31 décembre de chaque année.

France compétences peut solliciter les organismes de formation par apprentissage afin d’obtenir des précisions sur la détermination des coûts des formations en apprentissage qu’ils mettent en œuvre.